Inzicht krijgen in processen is essentieel als je in je organisatie verbeteringen wil doorvoeren. Je zult namelijk een ijkpunt moeten hebben. Een startpunt of nulpunt van waaruit je vertrekt. Pas als je dat inzicht in je processen hebt, kun je starten met verbeteringen.
Meetfase (measure)
In de meetfase van Lean gaan we in kaart brengen wat de huidige stand van zaken is. De measurefase is de tweede fase in een Lean project. Door het toepassen van een Value Stream Map breng je de activiteiten van een bepaald proces in kaart. Daarna ga je de activiteiten vullen met data.
Vier methodes om inzicht te krijgen in processen zijn:
- Doorlooptijd
- Bewerkingstijd
- Efficiëntie van het proces
- Optimale tijd
Doorlooptijd
Door een onderzoek te doen naar de doorlooptijd kun je zien hoe lang een proces duurt van het begin tot het eind. Het is bijvoorbeeld de tijd tussen het plaatsen van een bestelling tot de levering daarvan. Dit is dan een totale doorlooptijd. Natuurlijk kun je dit ook nog in kleinere stukken hakken, bijvoorbeeld tussen de ontvangst van een geplaatste bestelling tot het einde van het productieproces. Hoe kleiner de stukken, hoe beter je kunt achterhalen waar er (nog meer) verbeterd kan worden.
Bewerkingstijd
De bewerkingstijd is een onderdeel van de doorlooptijd. Het is de tijd die je tijdens de doorlooptijd ook echt bezig bent. Stel je hebt een product geproduceerd en je hebt het overgedragen aan de bezorgdienst. De tijd dat het pakket in de bezorg bus aan het wachten is om afgeleverd te worden is geen bewerkingstijd. Toch valt deze tijd wel onder de doorlooptijd.
Efficiëntie als inzicht in processen
Als je wil weten hoe efficiënt je bezig bent dan zul je de efficiëntie van het proces moeten berekenen. Dit doe je door te kijken naar de verhouding van de bewerkingstijd tot de doorlooptijd. Op deze manier kun je zien welk percentage van de tijd je ook echt bezig bent voor het resultaat.
Als berekening: (bewerkingstijd / doorlooptijd) x % = efficiëntie percentage
Optimale tijd
Om tot de optimale tijd te komen deel je de beschikbare tijd door het aantal klantvragen. De optimale tijd zegt iets over de gewenste snelheid van een proces om aan de klantvraag te voldoen. Het zegt echter niets over hoe het ook echt gaat.
Stel je krijgt per werkdag vijf verzoeken voor het toesturen van een kopienota binnen en een werkdag bestaat uit acht uur. Het lukt je dagelijks om deze vijf verzoeken te beantwoorden. Dan weet je de gewenste snelheid om hieraan te voldoen. Als je vervolgens een hele dag alleen maar bezig bent dit specifieke klantverzoek dan is het maar de vraag of je efficiënt bezig bent. De optimale tijd zegt dus niets over de gewenste of snelst mogelijke tijd.
Analysetools voor inzicht in processen
Binnen Lean zijn er verschillende tools beschikbaar om inzicht te krijgen in processen. Een van de meestgebruikte is het visgraatmodel. Op deze manier kun je de vergaarde data ook echt op waarde schatten.